Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff — kurz GoBD — sind seit 2014 in Kraft und mehrfach aktualisiert worden. Für Steuerkanzleien und buchführungspflichtige KMU gelten sie ohne Ausnahme.
Was die GoBD verlangt, lässt sich in vier Begriffen zusammenfassen: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Zeitgerechtigkeit. Was sie nicht vorschreibt, ist eine konkrete technische Lösung — die ist Ihre Wahl. Wir helfen Ihnen, eine zu finden, die zu Ihrer Kanzleigröße passt.
Die rechtliche Basis — kurz
Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus §147 Abgabenordnung (AO): 10 Jahre für Buchungsbelege, Bilanzen, Inventare, Handels- und Geschäftsbriefe. 6 Jahre für sonstige Unterlagen. Der Zeitraum beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde — relevante Belege aus 2024 müssen also bis Ende 2034 aufbewahrt werden.
Die formale Anforderung „Unveränderbarkeit" steht in GoBD-Randziffer 58–60: Daten dürfen nach Festschreibung nicht mehr ohne Spurenfreiheit geändert werden. Reine Backups erfüllen das nicht — Sie könnten einen Beleg im laufenden System ändern und das Backup würde die geänderte Version sichern.
Architektur-Bausteine — wie wir das umsetzen
Ein typisches Setup für eine 10-Plätze-Kanzlei besteht aus drei Schichten:
- Schicht 1 — Arbeitsspeicher: Aktive Daten auf Server/NAS, schneller Zugriff, RAID-Verbund.
- Schicht 2 — Revisionssichere Ablage: WORM-Volume auf der NAS oder spezialisierte Archiv-Lösung. Belege werden bei Festschreibung dorthin kopiert und sind danach nur lesbar.
- Schicht 3 — Backup: Tägliche Sicherung beider vorheriger Schichten auf separates Medium, davon mindestens ein Quartals-Backup offline / offsite. Siehe auch unsere Hosting-Leistung mit täglichen Backups in deutschen Rechenzentren.
Verfahrensdokumentation — das oft übersehene Pflichtdokument
Eine GoBD-konforme Archivierung ist nur dann nachweisbar, wenn Sie eine Verfahrensdokumentation pflegen. Diese beschreibt:
- Welche Daten erhoben werden, in welchem System sie liegen
- Wie Belege erfasst werden (Scan, Foto, Import aus DATEV)
- Wer welche Berechtigungen hat (Rollen-Konzept)
- Wann und wie Backups laufen
- Wie Daten gelöscht werden, wenn Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind
- Welche Person:innen für welche Schritte verantwortlich sind
Wir liefern unseren Vertragskunden eine vorformulierte Vorlage als Word-Dokument, die wir gemeinsam an Ihre konkreten Prozesse anpassen. So haben Sie bei einer Außenprüfung sofort ein dokumentiertes Verfahren zur Hand.
Was Sie nicht tun sollten
- Belege ausschließlich in E-Mail-Postfächern aufbewahren
- Auf Cloud-Lösungen außerhalb der EU vertrauen, ohne AVV mit EU-Standardvertragsklauseln und nachgewiesener Schrems-II-Bewertung
- Verfahrensdokumentation als „Word-Datei im Server-Hauptordner" ablegen und in vier Jahren nicht mehr finden
- Restore-Tests mündlich versichern, ohne dokumentiertes Protokoll
Nächster Schritt
Eine Ist-Aufnahme Ihrer aktuellen Archivierungs-Architektur dauert bei uns typisch einen halben Tag. Sie bekommen anschließend einen Maßnahmen-Katalog, was wo angepasst werden sollte. Falls Sie unsicher sind, ob Ihre aktuelle Lösung GoBD-konform ist, rufen Sie uns an oder schreiben Sie über das Kontaktformular. Wir antworten innerhalb eines Werktages.